Artykuł: Porozumiewanie się w pracy

Porozumiewanie się w pracy – jak robić to dobrze?

Porozumiewanie się jest ważną kompetencją, która zapewnia dobrą współpracę zarówno w domu, w rodzinie, jak i w kontaktach bardziej formalnych w pracy. Byłoby to niemożliwe, żeby firma dobrze się rozwijała bez wzajemnego komunikowania zarówno informacji pozytywnych na temat wyników i efektów oraz oczywiście tych problematycznych stron. Skąd pracownicy mają zdobyć wiedzę na temat aspektów do poprawy, jak nie ze słów przełożonego?

Amerykańskie badania mówią, że…

Menadżerowie wielkich firm amerykańskich poproszeni o udzielenie informacji na temat cenionych przez nich i równocześnie niezbędnych umiejętności, by na tym stanowisku osiągnąć sukces, podawali przede wszystkim „relacje interpersonalne”. Wśród najważniejszych zachowań wymienili oni skuteczne słuchanie i doradztwo, umiejętność indywidualnej współpracy i umiejętność współdziałania w małej grupie. Co ważne, te kwestie były o wiele wyżej punktowane niż aspekty związane z wiedzą merytoryczną niezbędną do pracy na danym stanowisku czy znajomością techniki (Winsor i in. 1997). Podobnie odpowiadają osoby, które rekrutują menadżerów. Specjaliści również stawiają na takie umiejętności, co potwierdza ich istotność w oczach przyszłych szefów. Bardzo ciekawe badania zostały przeprowadzone również pod kątem sprawdzenia, ile czasu w pracy poświęcają komunikowaniu się osoby, których zawód wcale na to nie wskazuje. Pracownicy firm rachunkowych spędzają aż 80 procent czasu pracy porozumiewając się z innymi ludźmi indywidualnie i w grupach (Nellermoe i in. 1999). Podsumowując te badania – nie ma wątpliwości, kompetentny pracownik to taki, który nie ma problemów ze swobodnym komunikowaniem się z innymi ludźmi (bez względu na zajmowane stanowisko).

Relacje – te oficjalne i mniej oficjalne

Oczywiście w każdej firmie pojawiają się rozmowy oficjalne – czasami są to te przeprowadzane z szefem firmy, potencjalnymi partnerami, klientami czy kierownikami.
W innych firmach takich kontaktów jest mniej, uznając na przykład, że mamy do czynienia
z małym rodzinnym biznesem. Bez względu jednak na ilość potencjalnych oficjalnych kontaktów, zawsze mają one miejsce. Te rozmowy dzielimy na dwie grupy, które nazywamy
porozumiewaniem się oddolnym i odgórnym. Przykładowe komunikaty z typu oddolnych, dotyczą rozmów inicjowanych przez pracowników. Mogą one dotykać takich aspektów, jak: nierozwiązane problemy zawodowe, propozycje ulepszeń, odczucia podwładnych czy tego, co obecnie robią pracownicy niższego stopnia (czyli raportowanie obecnych prac i ich wyników). Porozumiewanie się odgórne to ten drugi typ komunikacji, do którego zachęca osoba z wyższego stanowiska, to ona rozpoczyna taki dialog. Czego konkretnie dotyczyć mogą takie rozmowy? Przede wszystkim są to polecenia zawodowe, które pojawiają się zazwyczaj najczęściej. Co jednak równie ważne, ważne miejsce powinny zajmować też inne komunikaty związane z uzasadnieniem wykonywania określonych czynności. Jest to niezmiernie ważne, aby pracownicy rozumieli, po co mają wykonać kolejny raport lub poprawić już napisaną wiadomość do partnera biznesowego firmy. W ten sposób pracodawca oddziałuje na motywację pracownika. Sprawia, że cel staje się zauważalny i dostępny. Jak każdy z nas wie, o wiele łatwiej i przyjemniej pracuje się mając świadomość, po co coś jeszcze raz poprawiać. Przy okazji znika też myśl: „Nie lubi mnie, więc każe mi to kilka razy zmieniać”, a jej miejsce zajmuje poczucie własnej ważności i bycia potrzebnym jako pracownik. Kiedy ktoś tłumaczy nam sens zadania, to chociaż „traci” kilka minut, to tak naprawdę zyskuje o wiele więcej w postaci lepszej jakości pracy. Kolejnym niezbędnym elementem są informacje zwrotne, coraz bardziej popularne w organizacjach. Są to komunikaty na temat tego, co było dobrze wykonane, a co warto by poprawić. Dotyczą one nie tylko wykonywanej w danej chwili pracy, ale również organizacji własnego stanowiska w okresie danej jednostki czasowej, na przykład roku. Tak samo powinno być w przypadku rekrutacji na wyższe stanowiska, tam również niezbędne jest poinformowanie o mocnych i słabych stronach, tak aby zwiększyć swoje szanse następnym razem.

Porozumiewanie się na poziomie, czyli komunikaty między pracownikami

Tego typu wiadomości są na jednym poziomie, czyli nie mówimy tu o osobie podwładnej i przełożonym. Są to więc rozmowy między pracownikami na tym samym lub podobnym stanowisku. W tym typie możemy rozróżnić kilka komunikatów. Pierwszym z nich jest koordynacja zadań, mająca na celu przede wszystkim porozumienie się w kwestii zleconych zadań. Uwzględnia się tutaj daty oddania projektów, sposób wykonania i zakres zadań poszczególnego pracownika. Podobnie jest też w przypadku zdobywania informacji, a więc zadawania pytań, które są naturalną częścią pracy. Warto też powiedzieć o rozwiązywaniu konfliktów. Jak w każdej grupie, tak i w relacjach w pracy pojawiają się problemy, które należy rozwiązywać poprzez rozmowy. Mogą one dotyczyć różnych aspektów, od tych najmniejszych nieporozumień po wielkie, nawet kilkuletnie konflikty.

Podsumowując – jakie mamy rady?

Przede wszystkim warto pamiętać, że w pracy komunikacja formalna jest tylko jednym z elementów toczących się rozmów. Większość to komunikacja nieformalna, która tak jak w innych warunkach jest niezbędnym elementem funkcjonowania w grupie. Należy pamiętać, że nieważne w jakiej branży pracujesz – wszędzie istotne jest to, aby umieć się porozumiewać z szefem i współpracownikami, aby to, co staramy się przekazać, było jak najlepiej zrozumiane przez drugą osobę, ponieważ kiedy wszyscy pracujemy w jednej firmie, jej sukces jest naszym wspólnym dziełem. Tak samo, jeżeli myślimy o podobieństwie – mamy przynajmniej jedną rzecz wspólną (jednego pracodawcę), więc warto się tego trzymać. Pojawiające się konflikty to rzecz naturalna, a to, co my musimy zrobić, to zwracać uwagę i analizować to, co się dzieje we wzajemnej komunikacji. W ten sposób będziemy świadomi, w jaki sposób nasza komunikacja przebiega.